pessoa fazendo a gestão de condomínio

4 dicas para realizar uma gestão de condomínios eficaz

Hoje em dia, fazer a gestão de condomínios exige que o síndico possua diversas habilidades. Além de saber lidar com as pessoas e todo tipo de conflito, é preciso que ele saiba controlar bem as finanças e tomar decisões inteligentes, todas de acordo com os interesses da coletividade.

Mas em meio a tantas obrigações, como é possível fazer uma gestão mais eficiente e focada em bons resultados? É sobre isso que falaremos nas 4 dicas deste post. Continue a leitura para saber mais!

1. Mantenha uma gestão financeira organizada

Se as finanças não são bem a sua área, pode ser muito complicado colocar todas as contas em dia. Para evitar problemas, é importante manter um controle rigoroso sobre as entradas e saídas para que o fluxo de caixa fique sempre organizado.

Ao conhecer bem a situação financeira do condomínio, você poderá determinar quais são as prioridades e como deve ser aplicada cada verba. Para isso, pode ser utilizado um plano de ação que descreve o quê, quando, como e por que fazer cada coisa. A utilização dessa ferramenta caracteriza uma tomada de decisão eficiente e embasada em cenários reais.

2. Terceirize os serviços de manutenção predial

Limpeza, jardinagem, portaria, obras e segurança são alguns dos serviços utilizados nas áreas comuns que podem ser contratados para otimizar a gestão de condomínios. Terceirizar pode representar uma economia significativa de tempo e dinheiro, pois facilitará bastante a rotina do seu trabalho, independentemente do tamanho do prédio.

No entanto, é necessário ter muita atenção na contratação desses serviços. Para isso, é preciso:

  • treinar os funcionários sobre as especificidades do condomínio, como a rotina de entregas, funcionamento da portaria e outras funções;
  • supervisionar todas as obras e os serviços de limpeza;
  • orientar e fiscalizar os funcionários em relação ao uso de equipamentos de segurança;
  • exigir a correta uniformização e identificação das equipes;
  • contratar empresas experientes e com credibilidade no mercado.

3. Contrate o serviço de advogado e contador

Muitos síndicos resolvem fazer os contratos e a contabilidade sozinhos e acabam se atrapalhando. Ao menos que uma dessas áreas seja sua especialidade, é melhor deixar esses serviços nas mãos de profissionais. Pode ser muito pior ter que pagar por multas ou ter problemas com infrações.

Assim, sempre que necessário, peça a um advogado para revisar os contratos de prestação de serviços terceirizados e os de locação. Ele também pode ser acionado sempre que ocorrer alguma pendência entre os condôminos e como representante legal do condomínio.

Já o contador é fundamental para prestar todas as contas, além de fazer o recolhimento de todos os impostos, FGTS, INSS, contribuições sindicais e outras obrigações fiscais.

4. Preste contas de todas as despesas do prédio

O responsável pela gestão de condomínios deve prestar contas não só à Receita Federal, como também aos moradores. Por isso, é necessário manter todas as contas sempre em dia e organizadas para serem apresentadas periodicamente nas assembleias e reuniões.

Para garantir uma maior transparência, o síndico deve sempre:

  • exigir notas fiscais dos prestadores de serviço;
  • fazer diversos orçamentos quando for contratar um serviço ou adquirir um produto;
  • manter um registro atualizado de todas as transações;
  • negociar e tentar resolver situações de inadimplência;
  • ter um fundo de reservas para emergências.

É claro que essas dicas vão variar conforme as necessidades de cada edifício. A gestão de condomínios não é exata e também vai depender de sabedoria e muito bom senso. Se for preciso, considere a contratação de um serviço de consultoria especializado e realize auditorias periódicas. Afinal, é preciso conhecer bem a realidade para administrá-la de forma assertiva.

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